1. Verantwortlicher und Kontaktinformationen

Verantwortlicher ist das finnische Unternehmen Paulig Ltd (Handelsregisternummer: 0112563–0) oder eines der Unternehmen der Paulig-Gruppe. Zusammen und einzeln werden sie nachfolgend als „Paulig“ bezeichnet. Verantwortlicher ist das Unternehmen der Paulig-Gruppe, bei dem Sie sich auf eine offene Stelle beworben haben. Eine Liste der Unternehmen, die zur Paulig-Gruppe gehören und die von Zeit zu Zeit aktualisiert wird, ist hier verfügbar.

Unsere Kontaktdaten in HR-bezogenen Datenschutzangelegenheiten lauten:  

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINNLAND
employee-privacy@paulig.com   
Tel.: +358 9 319 81

Bitte nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anregungen im Zusammenhang mit unseren Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten haben.

2. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Paulig hat technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die erhobenen Daten zu sichern.

Nur ernannte Mitarbeiter von Paulig und von Unternehmen, die im Auftrag von Paulig oder im Namen von Paulig tätig sind, sind berechtigt, an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt zu sein. Alle an der Verarbeitung beteiligten Personen haben ein persönliches Nutzungsrecht, das von Paulig oder seinem Kooperationspartner gewährt wird. Auf der Grundlage der Daten, die eine Person gemäß ihrer Stellenbeschreibung benötigt, wurden verschiedene Zugriffsebenen erstellt. Die Datensysteme von Paulig sind mit Firewalls und anderen geeigneten technischen Maßnahmen geschützt, die die darin enthaltenen Daten vor Kontakten außerhalb von Paulig schützen.

Alle Mitarbeiter von Paulig und seinen Subunternehmern sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten, die sie bei ihrer Arbeit erhalten, vertraulich zu behandeln. Manuell verarbeitete Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Paulig kann Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, die direkt für Ihren Einstellungsprozess und Ihr mögliches Beschäftigungsverhältnis (entweder mit Paulig oder mit einer privaten Arbeitsagentur) erforderlich sind, die mit der Verwaltung von Rechten und Pflichten der Parteien des Beschäftigungsverhältnisses verbunden sind, oder mit den Leistungen, die Paulig Ihnen möglicherweise bietet, oder die sich aus der besonderen Art der betreffenden Arbeit ergeben.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf den folgenden Gründen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (ein oder mehrere Gründe können gleichzeitig für dieselben personenbezogenen Daten gelten):

  • Die Verarbeitung ist erforderlich, um auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen.
  • Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen, insbesondere in den Bereichen Arbeits- und Beschäftigungsrecht, Sozialversicherungsrecht, Datenschutzrecht, Steuerrecht, Cybersicherheitsrecht und Corporate Compliance-Recht.
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Paulig verfolgten berechtigten Interessen erforderlich.
  • Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt.
     

Zu den berechtigten Interessen von Paulig oder einem oben genannten Dritten können beispielsweise folgende Angelegenheiten gehören:

  • Pflege des Kandidatenpools für mögliche neue Rekrutierungsanforderungen
  • Verhinderung von Missbrauch unserer Datensysteme, unter anderem durch die Führung von Protokolldateien darüber, wer die personenbezogenen Daten verarbeitet hat
  • Geschäftsentwicklung
     

Darüber hinaus verwendet Paulig Ihre Daten, wenn wir der Meinung sind, dass dies für Sicherheitszwecke oder zur Untersuchung möglicher Betrugsfälle oder anderer Verstöße gegen unsere Vereinbarungen oder diese Datenschutzerklärung erforderlich ist.

KI-Tools entwickeln sich stetig weiter, und einige Ihrer personenbezogenen Daten können von KI-Tools verarbeitet werden, die von Paulig verwendet werden (z. B. Copilot in der M365-Umgebung), um unsere Wissensarbeit zu unterstützen.

Bei sensiblen personenbezogenen Daten beruht die Verarbeitung auf der Notwendigkeit der Verarbeitung zur Erfüllung der besonderen Rechte und Pflichten des Verantwortlichen oder der betroffenen Person im Bereich des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.  

4. Welche Arten von personenbezogenen Daten können wir über Sie verarbeiten und zu welchen Zwecken?

Im Zusammenhang mit Ihrer Einstellung können wir die unten aufgeführten Datentypen und an ihnen vorgenommene Änderungen verarbeiten. Nachfolgend sind auch die Zwecke der Verarbeitung für jede Datenkategorie bzw. für jeden Datentyp aufgeführt.

Grundlegende Informationen, die zum Zwecke der Einleitung und Durchführung des Einstellungsprozesses sowie zur Verwaltung von Rechten und Pflichten der an dem Prozess Beteiligten verarbeitet werden. Zu dieser Datenkategorie gehören Datentypen wie:  

  • Vorname, Nachname, früherer Nachname
  • Wohnadresse
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer(n)
  • Geburtsdatum
  • Personalausweisnummer
  • Geschlecht
  • Staatsangehörigkeit
  • Foto- und Videoclips
  • Sprachen
     

Informationen in Bezug auf Ihre Eignung für die offene Stelle, um Ihre Eignung für die offene Stelle zu beurteilen oder, falls zutreffend, und soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, um Ihre Leistung und Arbeitsfähigkeit oder Ihre Zuverlässigkeit festzustellen. Zu dieser Datenkategorie gehören Datentypen wie:  

  • Berufserfahrung
  • Ausbildung
  • Abgeschlossene Schulungen und Zertifikate
  • Kenntnisse, Fähigkeiten und Fachwissen (z. B. Sprach- und IT-Fähigkeiten)
  • Anschreiben und Lebenslauf
  • Gehalts- und Leistungsanträge
  • Ergebnisse der Persönlichkeits- und Eignungsbewertung (falls zutreffend) (z. B. über Personalberater)
  • Beispiele früherer Arbeiten oder Präsentationen (z. B. Kreativportfolio)  
  • Social-Media-Inhalte (mit Zustimmung)
  • Sonstige Informationen, die Sie uns im Rahmen von Bewerbungsgesprächen und Referenzprüfungen zur Verfügung gestellt oder die wir aufgrund Ihrer Einwilligung erhoben haben
  • Arbeitserlaubnis (falls zutreffend)
  • Hintergrundprüfungsinformationen, z. B. Strafregisterauszug (falls zutreffend), soweit nach geltendem Recht zulässig
  • Persönliche Kreditinformationen (falls zutreffend), soweit nach geltendem Recht zulässig
  • Medizinische und Drogentestdaten (falls zutreffend), soweit nach geltendem Recht zulässig

5. Welche Quellen verwenden wir, um Ihre personenbezogenen Daten zu erheben?

Paulig erhebt personenbezogene Daten direkt von Ihnen, zum Beispiel von:

  • Website-Formularen  
  • physikalischen Formularen
  • Telefongesprächen, bei denen Sie Paulig personenbezogene Daten zur Verfügung stellen
  • E-Mail-Korrespondenz, in der Sie Paulig personenbezogene Daten zur Verfügung stellen
  • persönlichen Gesprächen
  • Bewerbungsvideos
     

Paulig kann personenbezogene Daten von Dritten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, zum Beispiel von:

  • Personen, die Sie als Referenz angegeben haben
  • Unternehmen, die Paulig Personalberatung sowie Persönlichkeits- und Eignungstests anbieten
     

Paulig kann personenbezogene Daten von Dritten ohne Ihre Einwilligung erheben, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft, jedoch nur in dem nach geltendem Recht zulässigen Umfang:

  • eine Behörde hat dem Arbeitgeber Informationen offengelegt, damit dieser einer gesetzlichen Pflicht nachkommen kann, oder  
  • der Arbeitgeber hat personenbezogene Kreditdaten oder Informationen aus dem Strafregister erworben, um die Zuverlässigkeit des Arbeitnehmers festzustellen.
     

Paulig kann die personenbezogenen Daten in seinem Archivierungssystem von Behörden und Unternehmen erfassen und aktualisieren, die personenbezogene Datendienste oder andere Dienstleistungen für Paulig anbieten. 

6. An wen dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben und zuweisen?

Unternehmen, die zu Paulig gehören, haben ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb der Gruppe für interne administrative Zwecke.

Paulig verkauft, vermietet oder gibt Ihre personenbezogenen Daten anderweitig nicht an Dritte außerhalb von Paulig weiter, sofern nachstehend nichts anderes angegeben ist.

Paulig kann Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Grenzen des geltenden Rechts an autorisierte Dritte weitergeben, die Dienstleistungen für Paulig zu den in dieser Datenschuterklärung beschriebenen Zwecken erbringen. Die von Dritten erbrachten Dienstleistungen können Dienstleistungen wie Softwaredienstleistungen, die Verwaltung und Analyse personenbezogener Daten und die Durchführung von Forschungsarbeiten umfassen. Zu den Dritten können beispielsweise Unternehmen gehören, die Paulig mit Personalberatung und Persönlichkeits- und Eignungsbewertungstests beauftragt.

Da Paulig die Verantwortung für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst nimmt, gestattet Paulig diesen Unternehmen nicht, Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke als die Erbringung dieser Dienstleistungen zu verwenden, und Paulig verlangt von ihnen, Ihre personenbezogenen Daten in einer Weise zu schützen, die mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmt.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in begrenzten Fällen auf Ihren Wunsch hin an Dritte übertragen oder weitergeben. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für zukünftige Einstellungszwecke auch für andere Paulig-Unternehmen speichern, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Paulig-Unternehmen weiter.

Wir können auch personenbezogene Daten von Bewerbern an zuständige Behörden weitergeben, wenn dies nach geltendem Recht oder anderen Gesetzen erforderlich ist, um sich auf ein Gerichtsverfahren vorzubereiten oder einen Anspruch im Rahmen der jeweils geltenden Gesetze zu verteidigen.

Paulig kann Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Fusionen, Übernahmen, Verkäufen von Unternehmensvermögen oder der Übertragung von Dienstleistungen an einen anderen Anbieter weitergeben. Dies gilt auch für den unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz, eines Konkurses oder eines Insolvenzverfahrens, bei dem Ihre personenbezogenen Daten infolge eines solchen Verfahrens an eine andere Stelle übermittelt würden. 

7. Werden Ihre Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt?

Die Dienstleistungen von Paulig können mithilfe von Ressourcen und Servern in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt erbracht werden. Daher kann Paulig Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Landes, in dem Sie sich befinden oder in dem Paulig ansässig ist, übertragen, einschließlich in Länder außerhalb der EU und des EWR, die keine Gesetze haben, die einen spezifischen Schutz für personenbezogene Daten bieten, oder die andere gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz haben.

In solchen Fällen stellt Paulig sicher, dass eine Rechtsgrundlage für eine solche Übermittlung besteht und dass ein angemessener Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß geltendem Recht gewährleistet ist, z. B. durch die Verwendung von Standardverträgen, die von den zuständigen Behörden genehmigt wurden, insbesondere der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (falls erforderlich), und durch die Anforderung der Verwendung anderer geeigneter technischer und organisatorischer Datenschutzmaßnahmen. Die Standardvertragsklauseln finden Sie hier.  

8. Wie lange verarbeiten wir Ihre Daten?  

Paulig kann Ihre Daten in seinem Bewerbersystem bis zum Ende des 2. Kalenderjahres nach Ihrem Bewerbungsjahr (z.  B. Bewerbung am 21. Oktober 2024 bis à 31. Dezember 2026) verarbeiten, es sei denn, wir haben ein berechtigtes Interesse (z. B. im Zusammenhang mit einem laufenden Gerichtsverfahren), die personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum zu speichern.

Personenbezogene Daten ausgewählter Bewerber werden gemäß den in unserer internen Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter festgelegten Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

Basierend auf Ihrer Einwilligung, z. B. wenn Sie möchten, dass wir Sie für zukünftige Karrieremöglichkeiten im Auge behalten, kann Paulig Ihre personenbezogenen Daten so lange verarbeiten, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Paulig kann Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage gesetzlicher Anforderungen so lange verarbeiten, wie es die geltenden Gesetze zulassen.  

9. Wie können Sie die verschiedenen Arten Ihrer Rechte ausüben?  

Alle Rechte können ausgeübt werden, indem Sie sich an das Datenschutzteam von Paulig unter Verwendung der in Abschnitt 1 oben angegebenen Kontaktdaten wenden. Das Team gibt dann weitere Anweisungen, wie ein bestimmtes Recht ausgeübt werden kann. Wenn Paulig begründete Zweifel an der Identität der Person hat, die die Anfrage stellt, kann Paulig die Bereitstellung zusätzlicher Informationen verlangen, die erforderlich sind, um Ihre Identität zu bestätigen.

Paulig wird Ihnen innerhalb eines Monats nach Erhalt der Anfrage Informationen über die ergriffenen Maßnahmen zur Verfügung stellen. Diese Frist kann unter Berücksichtigung der Komplexität und Anzahl der Anträge erforderlichenfalls um zwei weitere Monate verlängert werden.

  • Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten: Sie haben das Recht, von Paulig eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, und, wenn dies der Fall ist, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten.
     
  • Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von Paulig unverzüglich die Berichtigung falscher Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen.
     
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Sie haben das Recht, von Paulig die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Gründe vorliegt: 
    • Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich
    • Sie haben die Einwilligung, auf der die Verarbeitung beruht, widerrufen und es gibt keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
    • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt und es liegen keine zwingenden berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor
    • Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
    • Ihre personenbezogenen Daten müssen gelöscht werden, um einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten nachzukommen, denen Paulig unterliegt, oder

    • die personenbezogenen Daten wurden im Zusammenhang mit dem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft erhoben.

      Sie haben jedoch kein Recht auf Löschung, wenn die Verarbeitung aus folgenden Gründen erforderlich ist:

    • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Informationsfreiheit,
    • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die eine Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten erfordert, dem Paulig unterliegt, oder
    • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
       
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, von Paulig die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:  
    • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, für einen Zeitraum, der es Paulig ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
    • die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie widersprechen der Löschung der personenbezogenen Daten und verlangen stattdessen die Einschränkung ihrer Verwendung  
    • Paulig benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr, sie werden aber von Ihnen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder
    • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, bis überprüft wurde, ob die berechtigten Gründe von Paulig Vorrang vor den Ihren haben.
       
  • Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, die auf berechtigten Interessen von Paulig beruht, einschließlich Profiling. Paulig verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, Paulig weist zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen überwiegen.

    Wenn personenbezogene Daten für Direktmarketingzwecke verarbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten für solche Marketingzwecke einzulegen, was auch das Profiling umfasst, soweit es mit solchem Direktmarketing in Verbindung steht.

    Bitte beachten Sie, dass Sie den Erhalt von Servicemitteilungen von Paulig, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Sicherheitshinweise und rechtliche Hinweise, nicht abbestellen können.
     
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie Paulig zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und haben das Recht, diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, wenn:  
    • die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und
    • die Verarbeitung automatisiert erfolgt. 

10. Sind Sie verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen?

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Paulig erforderlich ist, um Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor dem Abschluss eines Vertrags zu ergreifen, sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten offenzulegen, die für einen Einstellungsprozess erforderlich sind.

11. Wie können Sie Ihre Einwilligung widerrufen?

Sie können eine mögliche Einwilligung widerrufen, indem Sie sich an das Datenschutzteam von Paulig wenden (Kontaktinformationen in Abschnitt 1) oder indem Sie die von Paulig bereitgestellten elektronischen Mittel verwenden.

12. Treffen wir Entscheidungen, die Sie betreffen, automatisiert?

Paulig trifft keine Entscheidungen, die allein auf einer automatisierten Verarbeitung basieren, die rechtliche Auswirkungen auf Sie haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich betreffen.

13. Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Profiling?  

Paulig führt kein Bewerberprofiling im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der EU durch.

14. Wie können Sie von Ihrem Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Gebrauch machen?  

Wenn Sie einen Verstoß gegen die Datenschutzgesetzgebung vermuten, wenden Sie sich bitte zuerst an das Datenschutzteam von Paulig (Kontaktinformationen in Abschnitt 1).

Falls die Angelegenheit zwischen Ihnen und Paulig nicht einvernehmlich gelöst wird, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes oder des Landes wenden, in dem das betreffende Paulig-Unternehmen tätig ist. Die Kontaktdaten der zuständigen Behörde in jedem Land, in dem Paulig tätig ist, finden Sie hier.

15. Welches Recht gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten?  

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Paulig-Archivierungssystem unterliegt den geltenden Datenschutzgesetzen der EU sowie den nationalen Gesetzen der Länder, in denen Paulig ansässig ist.

16. Wie können wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren?

Paulig kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit bei Bedarf ändern. Sofern zwingendes anwendbares Recht nichts anderes vorsieht, müssen wir die betroffenen Personen nicht persönlich über Änderungen informieren. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit auf mögliche Änderungen zu überprüfen.