1. Contrôleur du système de remplissage

Le contrôleur de ce système de remplissage est la société finlandaise Paulig Ltd (numéro d’immatriculation de l’entreprise : 0112563-0) et les entreprises appartenant à cette époque au Groupe Paulig, collectivement appelés ci-après « Paulig ».

Les coordonnées de Paulig Ltd en matière de politique de confidentialité liée aux RH sont :

Paulig Ltd / questions de confidentialité des demandeurs d'emploi
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLANDE

employee-privacy@paulig.com

Tél : +358 9 319 81

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, des interrogations ou des idées liées aux procédures de données personnelles de Paulig.

2. Définitions

Vous trouverez ci-dessous la définition des termes essentiels les plus employés dans cette politique de confidentialité :

  1. Le terme « candidat » désigne toute personne ayant envoyé une candidature spécifique ou bien générale à n'importe quelle entreprise de Paulig Group ou à une entreprise de recrutement agissant au nom de Paulig Group, qui se base sur un avis de recrutement ou sur une candidature ouverte.
  2. Les « Données personnelles » désignent toute information relative à une personne physique ou identifiable (« personne concernée ») ; une personne physique identifiable est une personne pouvant être identifiée, directement ou indirectement.
  3. « Consentement » du sujet de données signifie toute indication librement donnée, spécifique, informée et claire des souhaites du sujet de données avec lesquelles il ou elle, par une déclaration ou une action affirmative claire, consent au traitement des données personnelles le ou la concernant.
  4. « Profilage » signifie toute forme de traitement automatisé des données personnelles consistant dans l’utilisation des données personnelles pour évaluer certains aspects personnels relatives à une personne naturelle, en particulier pour analyser ou prévoir les aspects concernant les performances de cette personne au travail, sa situation économique, sa santé, ses préférences personnelles, ses centres d’intérêt, sa fiabilité, son comportement, sa localisation ou ses mouvements.

3. Quels sont nos principes de protection de vos données personnelles ?

Paulig a mis en place des protections électroniques et administratives conçues pour sécuriser les informations collectées.

Seul le personnel désigné de Paulig et celui des organisations opérant sur désignation ou au nom de Paulig a le droit d’utiliser le système d’archivage des données personnelles. Toutes les personnes traitant le système ont un droit personnel d’utilisation accordé par Paulig ou son partenaire. Différents niveaux d’accès ont été créés selon les données dont une personne a besoin selon son poste. Le système est protégé par un pare-feu qui le protège des contacts extérieurs à Paulig.

Tout le personnel de Paulig et ses sous-traitants sont tenus de garder les informations des données personnelles qu’ils obtiennent dans leur travail confidentielles.

Les documents traités manuellement contenant des données personnelles sont protégés contre l’accès non autorisé.

4. À quelles fins traitons-nous vos données et selon quels fondements ?

Paulig pourra traiter vos données personnelles directement nécessaires pour votre processus de recrutement et votre rapport de travail possible (avec Paulig ou une agence pour l’emploi privée), liées à la gestion des droits et des obligations des parties durant les rapports professionnels ou aux avantages éventuellement fournis par Paulig pour vous, ou découlant de la nature particulière du travail en question.

Le traitement de vos données personnelles est basé sur les fondements suivants de la Réglementation européenne relative à la Protection des Données Générales (un ou plusieurs fondements peuvent s’appliquer simultanément) :

a) Le traitement des données est nécessaire pour prendre des mesures concernant votre demande avant de conclure un contrat.

b) Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Paulig.

c) Vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles.

Les intérêts légitimes de Paulig ou d’un tiers mentionné dans le point b) ci-dessus pourront inclure entre autres les points suivants :

  •  maintenir un bassin de candidats pour d'éventuels nouveaux besoins de recrutement
  • maintenir des fichiers journaux de la personne ayant traité les données personnelles
  • développement des affaires commerciales

En plus de ce qui précède, Paulig utilise vos données si nous pensons que cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou pour enquêter sur une éventuelle fraude ou d’autres violations de nos accords ou de cette Politique de confidentialité.

5. Quels types d’informations collecterons-nous sur vous ?

Le contenu du système de classement de Paulig peut inclure les types de données suivants et les changements effectués à ces types de données :

A. Informations personnelles

  • Nom, tous les prénoms, nom de jeune-fille
  • Adresse du domicile
  • Adresse e-mail
  • Numéro(s) de téléphone
  • Date de naissance
  • Code d’identification national
  • Sexe
  • Nationalité
  • Photo et clips vidéo
  • Langues
  • Données médicales et test de dépistage de drogue (le cas échéant)
  • Utilisation de vos droits relatifs à vos données personnelles (comme le droit d’accès à vos données personnelles)


B. Informations liées à l’emploi

  • Historique des emplois
  • Education
  • Formations et certificats que vous avez obtenus
  • Connaissance, compétences et maîtrise (ex : compétences linguistiques et TIC)
  • Lettre de motivation et CV
  • Rémunération et demandes de prestation
  • Personnalité et résultats de l’évaluation d’aptitude (ex. via des conseillers en recrutement)
  • Exemples de travaux ou présentations précédentes (ex. Portefeuille de travaux créatifs)
  • Contenu des réseaux sociaux (avec consentement)
  • Autre information durant les entretiens de recrutement et contrôle des références
  • Permis de travail (le cas échéant)
  • Taux de crédit (le cas échéant)
  • Extrait de dossiers criminels (le cas échéant)

6. Quelle est la provenance de vos données personnelles que nous collectons ?

Paulig collecte des données personnelles directement auprès de vous, par exemple de :

  • formulaires de site Web
  • formulaires papier
  • conversations téléphoniques pendant lesquelles vous fournissez des données personnelles à Paulig
  • correspondance par email dans laquelle vous fournissez des données personnelles à Paulig
  • entretiens personnels
  • vidéos de demandes d'emploi 


Paulig peut récolter des données personnelles d'une tierce personne d'après votre consentement, par exemple de :

  • personnes que vous avez mentionnées comme référence
  • sociétés proposant des conseils en recrutement ainsi que des tests d’évaluation d’aptitude et de personnalité à Paulig Group


Paulig peut récolter des données personnelles d'une tierce personne sans votre consentement, par exemple lorsque :

  • une autorité divulgue des informations à l'employeur pour donner la possibilité à ce dernier de remplir une obligation légale ou
  • l'employeur obtient les données de crédit personnelles ou des informations quant aux antécédents judiciaires afin de d’établir la fiabilité de l'employé.


Paulig pourra obtenir et mettre à jour les données personnelles dans son système de classement auprès d’officiels et d’entreprises offrant des services de données personnelles.

7. À qui pouvons-nous transférer et affecter vos données personnelles ?

Les entreprises de Paulig ont un intérêt légitime dans la transmission des données personnelles au sein du Groupe Paulig à des fins administratives internes.

Paulig ne vend, loue ni ne divulgue vos données personnelles à des tiers en-dehors du Groupe Paulig sauf mention contraire ci-dessous.

Paulig pourra partager vos données personnelles avec des tiers autorisés exécutant des services pour Paulig aux fins décrites dans cette Politique de confidentialité dans les limites de la loi applicable. Ceci peut inclure par exemple la fourniture de services logiciels, la gestion et l’analyse des données personnelles et la réalisation d’études.

Parce que Paulig protège vos données personnelles sérieusement, Paulig n’autorise pas ces entreprises à les utiliser à d’autres fins que l’exécution de ces services et Paulig en a besoin pour protéger vos données personnelles conformément à cette politique de confidentialité.

Paulig pourra partager vos données personnelles sur ordonnance valide d’un tribunal ou de tout autre organe officiel ayant l’autorité suffisante.

Paulig pourra partager vos données personnelles dans le cadre d’une fusion, acquisition, vente des actifs de l’entreprise ou transmission du service à un autre fournisseur. Ceci s’applique également dans les rares cas d’insolvabilité, de faillite ou de séquestre dans lesquels vos données personnelles seraient transférées à une autre entité suite à de telles procédures.

8. Vos données sont-elles transférées dans des pays en-dehors de l’Union Européenne ?

Les services de Paulig pourront être fournis en utilisant les ressources et les serveurs situés dans différents pays. Par conséquent, Paulig pourra transférer vos données personnelles en-dehors du pays dans lequel vous utilisez nos services, y compris dans des pays en-dehors de l’UE et de l’EEE n’ayant pas de lois offrant une protection spécifique des données personnelles ou ayant des règles juridiques différentes concernant la protection des données.

Dans de tels cas, Paulig s’assure que la base légale de tels transferts existe et qu’une protection adéquate de vos données personnelles est fournie par la loi en vigueur, par exemple, en utilisant des accords de protection approuvés par les autorités pertinentes (le cas échéant) et en exigeant l’utilisation d’autres mesures techniques et de sécurité de l’information organisationnelles appropriées.

9. Pendant combien de temps traitons-nous vos données ?

Paulig pourra traiter vos données dans son système de demandeur d'emploi jusqu'à la fin de la deuxième année suivant l'année de votre candidature (par exemple : candidature le 1er août 2018 => 31 décembre 2020)

Selon votre consentement, Paulig pourra traiter vos données personnelles aussi longtemps que l'accord le permet.

Paulig peut traiter vos données personnelles sur la base d'exigences légales aussi longtemps que la législation applicable le permet.

10. Comment pouvez-vous exercer les différents types de droits que vous avez ?

Tous les droits peuvent être exercés en contactant l’équipe de la confidentialité de Paulig en utilisant les coordonnées indiquées dans la section 1 ci-dessus. L’équipe vous indiquera comment exercer un droit spécifique. Si Paulig a des doutes raisonnables concernant l’identité de la personne faisant la demande, Paulig peut demander la fourniture d’autres informations nécessaire à la confirmation de la personne.

Paulig fournira des informations sur l’action menée sur votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, selon la complexité et le nombre de demandes.

10.1. Droit d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la confirmation que vos données personnelles sont traitées et, le cas échéant, de recevoir des informations sur vos données personnelles.

10.2. Droit de rectification

Vous avez le droit d’obtenir de Paulig sans délais déraisonnables la rectification de données personnelles inexactes vous concernant.

10.3. ​​​​​​​Droit d’effacement (« droit d’être oublié »)

Vous avez le droit d’obtenir de Paulig l’effacement des données personnelles vous concernant sans délais déraisonnables lorsque l’un des fondements suivants s’applique :

a) vos données personnelles ne sont plus utiles en relation avec les fins auxquelles elles ont été collectées ou traitées ;

b) vous retirez votre consentement sur lequel le traitement est basé et lorsqu’il n’y a pas d’autre fondement légal au traitement ;

c) vous vous opposez au traitement et il n’y pas de fondements légitimes majeurs au traitement ;

d) vos données personnelles ont été traitées illégalement ;

e) vos données personnelles doivent être effacées pour la conformité à une obligation légale de l’Union ou d’un état membre à laquelle Paulig est soumise ;

f) les données personnelles ont été collectées en relation avec l’offre de services d’une société d’information.

Toutefois, vous n’avez pas droit à l’effacement si le traitement est nécessaire :

a) pour exercer le droit de liberté d’expression et d’information ;

b) pour la conformité à une obligation légale nécessitant le traitement par la loi de l’Union ou un état membre à laquelle Paulig est soumise ; ou

c) pour l’établissement, exercice ou défense contre une plainte.

10.4. ​​​​​​​Droit de restriction du traitement

Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la restriction du traitement lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :

a) l’exactitude des données personnelles est contestée par vous, pendant une durée permettant à Paulig de vérifier l’exactitude des données personnelles ;

b) le traitement est illégal et vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et à la place, vous demandez la restriction de leur utilisation ;

c) Paulig n’a plus besoin des données personnelles pour le traitement, mais vous en avez besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense contre des plaintes ;

d) vous vous êtes opposé au traitement pendant la vérification des fondements légitimes du contournement des vôtres par Paulig.

10.5. ​​​​​​​Droit de contestation

Vous avez le droit de vous opposer, selon les fondements relatifs à votre situation particulière, n’importe quand au traitement des données personnelles vous concernant selon les intérêts légitimes poursuivis par Paulig, y compris le profilage. Paulig ne pourra plus traiter les données personnelles sauf si Paulig démontre des fondements légitimes irréfutables pour le traitement qui surpasse vos intérêts, droits et libertés pour l’établissement, l’exercice et la défense contre des plaintes.

Lorsque les données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant pour un tel marketing, y compris le profilage à condition qu’il soit relié à un tel marketing direct.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas vous désabonner des messages du service de Paulig, y compris mais non limités aux avis de sécurité et légaux.

10.6. ​​​​​​​Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir des données personnelles vous concernant, qui vous avez fournies à Paulig, sous un format structuré, communément utilisé et lisible par un ordinateur et avez le droit de transmettre ces données à un autre contrôleur lorsque :

a) le traitement est basé sur le consentement ou un contrat ; et

b) le traitement est effectué par des moyens automatisés.

11. Est-il indispensable pour vous de nous divulguer vos données personnelles ?

Le traitement des données est nécessaire pour Paulig afin de prendre des mesures concernant votre demande avant de passer un contrat, il est nécessaire pour vous de révéler les données personnelles nécessaires au processus de recrutement.

12. Comment pouvez-vous retirer votre consentement ?

Vous pourrez retirer tout consentement en contactant l’équipe de la confidentialité de Paulig (coordonnées dans la section 1) ou en utilisant les éventuels moyens électroniques fournis par Paulig.

13. Prenons-nous des décisions basées sur nos moyens automatisés vous affectant ?

Paulig ne prend pas de décisions uniquement basées sur le traitement automatisé donnant lieu à des effets juridiques vous concernant ou vous affectant.

14. Traitons-nous vos données personnelles pour établir votre profil ?

Paulig n’établit pas le profil de ses employés de quelques manières que ce soit comme stipulé dans la GDPR.

15. Comment pouvez-vous exercer votre droit de déposer une plainte à l’autorité de contrôle ?

Si vous suspectez une violation de la loi sur la protection des données, veuillez d’abord contacter l’équipe de la confidentialité de Paulig (coordonnées dans la section 1). Cette Politique de confidentialité couvre les opérations de Paulig dans les pays suivants :

  • Belgique
  • Danemark
  • Estonie
  • Finlande
  • France
  • Irlande
  • Lettonie
  • Lituanie
  • Pays-Bas
  • Norvège
  • Suède
  • Royaume-Uni

Si le problème n’est pas résolu à l’amiable entre vous et Paulig, vous pouvez contacter l’autorité de la Protection des Données du pays dans lequel l’entité en question de Paulig opère. Vous trouverez les coordonnées de l’autorité compétente de chaque pays dans lequel Paulig opère ici.

16. Quelle loi appliquons-nous pour le traitement des données personnelles ?

Le traitement des données personnelles dans le système d’archivage de Paulig est régi par la loi sur la protection des données en vigueur de l’Union Européenne ainsi que par les lois nationales des pays dans lesquels Paulig est établie.

17. Comment pouvons-nous actualiser cette Politique de confidentialité ?

Paulig pourra modifier cette politique de confidentialité et en cas de modifications significatives à cette dernière, nous publierons un avis sur notre intranet ou par d’autres moyens, pour vous permettre d'examiner les changements avant qu’ils ne deviennent effectifs et exécutoires.