1. Controller van het opslagsysteem

De controller van dit opslagsysteem is het Finse Paulig Ltd (bedrijfsregistratienummer: 0112563-0) en bedrijven die momenteel tot de Paulig-Groep behoren, allemaal samen hierna aangeduid als 'Paulig'.

De contactgegevens van Paulig Ltd op het gebied van HR-gerelateerde privacybeleidszaken zijn:

Paulig Ltd / privacyzaken voor sollicitanten
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND

employee-privacy@paulig.com

Tel: +358 9 319 81

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen, opmerkingen of ideeën heeft met betrekking tot de persoonlijke gegevensprocedures van Paulig.

2. Definities

Hieronder worden de belangrijkste termen uitgelegd die in dit privacybeleid worden gebruikt:

  1. Met 'sollicitant' wordt bedoeld iedereen die een gerichte of open sollicitatie stuurt aan een bedrijf van de Paulig Group of recruitmentbedrijf dat handelt namens de Paulig Group, naar aanleiding van een vacature of als een open sollicitatie.
  2. 'Persoonlijke gegevens': alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon ('betrokkene'); een identificeerbaar persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
  3. 'Toestemming' van de betrokkene heeft betrekking op elke vrijwillig afgegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige indicatie van de wensen van de betrokkene waarmee hij of zij, door een verklaring of een duidelijke bevestigende handeling, instemt met de verwerking van persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben.
  4. 'Profilering': elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en het gebruik daarvan om bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon te evalueren, met name door de prestaties van die persoon op het werk, de economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of bewegingen te analyseren of te voorspellen.

3. Wat zijn onze uitgangspunten voor het beveiligen van uw persoonlijke gegevens?

Paulig heeft elektronische en administratieve veiligheidsmaatregelen getroffen om verzamelde informatie veilig te houden.

Alleen aangewezen Paulig-medewerkers en van organisaties die in opdracht van of namens Paulig werken hebben het recht om het systeem voor het personeelsarchiefsysteem te gebruiken. Alle personen die met het systeem werken, hebben een persoonlijk gebruiksrecht verleend door Paulig of zijn samenwerkingspartner. Er zijn verschillende toegangsniveaus aangemaakt op basis van de gegevens die een persoon nodig heeft volgens zijn/haar functieomschrijving. Het systeem wordt beschermd met een firewall die het beschermt tegen contacten buiten Paulig.

Al het personeel van Paulig en zijn onderaannemers zijn verplicht om de informatie over de persoonlijke gegevens die zij in hun werk verkrijgen vertrouwelijk te houden.

Handmatig verwerkte documenten die persoonlijke gegevens bevatten, zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens en op basis waarvan?

Paulig kan uw persoonlijke gegevens verwerken die rechtstreeks nodig zijn voor uw aanwervingsprocedure en mogelijke arbeidsrelatie (hetzij met Paulig of met een particulier uitzendbureau) met betrekking tot het beheer van de rechten en plichten van de partijen bij deze relatie of met de arbeidsvoorwaarden die Paulig u mogelijk biedt, of die voortvloeit uit de bijzondere aard van het desbetreffende werk.

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op de volgende criteria van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU (een of meer criteria kunnen tegelijkertijd van toepassing zijn):

a) De verwerking is noodzakelijk om voorafgaand aan het aangaan van een contract op uw verzoek in te gaan.

b) Verwerking is noodzakelijk met het oog op de rechtmatige belangen van Paulig.

c) U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

De rechtmatige belangen van Paulig of een derde partij zoals aangegeven onder b) hierboven kunnen onder meer de volgende zaken omvatten:

  • onderhouden van een kandidatengroep voor mogelijke nieuwe recruiteringsbehoeften
  • onderhouden van logbestanden van de persoon die de persoonsgegevens heeft verwerkt
  • bedrijfsontwikkeling


In aanvulling op het bovenstaande gebruikt Paulig uw gegevens als we denken dat dit noodzakelijk is voor veiligheidsdoeleinden of om mogelijke fraude of andere schendingen van onze overeenkomsten of dit Privacybeleid te onderzoeken.

5. Welke soorten informatie kunnen wij over u verzamelen?

De inhoud van het opslagsysteem van Paulig kan de volgende soorten gegevens en wijzigingen in deze gegevenstypen omvatten:

A. Persoonlijke informatie

  • Achternaam, alle voornamen, vorige achternaam
  • Thuisadres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum
  • Burgerservicenummer
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Foto- en videobestanden
  • Talen
  • Gegevens over medische en drugstests (indien van toepassing)
  • Gebruik van uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens (zoals recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens)


B. Werkgerelateerde informatie

  • Werkgeschiedenis
  • Opleiding
  • Trainingen en certificaten die u heeft voltooid
  • Kennis, vaardigheden en expertise (bijvoorbeeld taalvaardigheid en ICT-vaardigheden)
  • Sollicitatiebrief en cv
  • Salaris en voordeelaanvragen
  • Beoordelingsresultaten van de bekwaamheid en persoonlijkheid (bijvoorbeeld via wervingsadviseurs)
  • Voorbeelden van eerder werk of presentaties (bijvoorbeeld portfolio met creatieve werken)
  • Social media-content (met toestemming)
  • Overige informatie tijdens sollicitatiegesprekken en referentiecontrole
  • Werkvergunning (indien toepassing)
  • Kredietwaardigheid (indien van toepassing)
  • Uittreksel van strafblad (indien van toepassing)

6. Uit welke bronnen verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

Paulig verzamelt persoonlijke gegevens rechtstreeks bij u, bijvoorbeeld via:

  • websiteformulieren
  • papieren formulieren
  • telefoongesprekken waarbij u persoonsgegevens aan Paulig verstrekt
  • e-mailcorrespondentie waarin u persoonsgegevens aan Paulig verstrekt
  • persoonlijke gesprekken
  • sollicitatievideo's 


Paulig kan met uw toestemming persoonlijke gegevens via derde partijen verzamelen, bijvoorbeeld van:

  • personen die u als referentie hebt opgegeven
  • bedrijven die wervingsadvies en testresultaten van persoonlijkheid en geschiktheid aan de Paulig Group aanbieden


Paulig mag zonder uw toestemming persoonlijke gegevens via derde partijen verzamelen, bijvoorbeeld wanneer:

  • een autoriteit informatie aan de werkgever onthult om deze in staat te stellen te voldoen aan een wettelijke verplichting
  • wanneer de werkgever persoonlijke kredietgegevens verkrijgt of informatie omtrent het strafblad om de betrouwbaarheid van een werknemer vast te stellen.


Paulig kan persoonlijke gegevens in het opslagsysteem verkrijgen en bijwerken via werknemers en bedrijven die persoonlijke gegevensservices aanbieden.

7. Aan wie kunnen we uw persoonlijke gegevens overdragen en toewijzen?

Paulig-bedrijven hebben voor interne administratieve doeleinden een legitiem belang bij het verzenden van persoonlijke gegevens binnen de Paulig-groep.

Paulig verkoopt, least of publiceert uw persoonlijke gegevens niet aan derde partijen buiten de Paulig-Groep, tenzij hieronder anders vermeld.

Paulig kan uw persoonlijke gegevens delen met geautoriseerde derde partijen die aan Paulig services verlenen voor de doeleinden die worden beschreven in dit Privacybeleid binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld het leveren van services omvatten zoals softwarediensten, het beheren en analyseren van persoonlijke gegevens en het uitvoeren van onderzoek.

Omdat Paulig zich verantwoordelijk voelt voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens, staat Paulig niet toe dat deze bedrijven uw gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van die services en vereist Paulig dat deze bedrijven uw persoonlijke gegevens beschermen op een manier die in overeenstemming is met dit Privacybeleid.

Paulig kan uw persoonlijke gegevens naar aanleiding van een geldig bevel van een rechtbank of een andere officiële instantie met voldoende gezag.

Paulig kan uw persoonlijke gegevens delen als onderdeel van een fusie, overname, verkoop van bedrijfsmiddelen of de overgang naar een andere serviceprovider. Dit geldt ook in het onwaarschijnlijke geval van een insolventie, faillissement of curatele waarin uw persoonlijke gegevens als gevolg van een dergelijke procedure aan een andere organisatie zouden worden overgedragen.

8. Worden uw gegevens overgedragen naar landen buiten de Europese Unie?

De services van Paulig kunnen worden geleverd met middelen en servers uit verschillende landen over de hele wereld. Daarom kan Paulig uw persoonlijke gegevens overdragen buiten het land waar u onze services gebruikt, inclusief landen buiten de EU en de EER die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonlijke gegevens of die verschillende wettelijke regels inzake gegevensbescherming hebben.

In dergelijke gevallen zorgt Paulig ervoor dat er een wettelijke basis voor een dergelijke overdracht bestaat en dat een adequate bescherming van uw persoonlijke gegevens wordt geboden zoals vereist door de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld door standaardovereenkomsten te gebruiken die zijn goedgekeurd door relevante autoriteiten (waar nodig) en door het gebruik te vereisen. van andere geschikte technische en organisatorische informatiebeveiligingsmaatregelen.

9. Hoe lang gebruiken wij uw gegevens?

Paulig mag uw gegevens in zijn sollicitantensysteem opslaan tot het einde van het tweede jaar volgend op uw sollicitatie (bijvoorbeeld: sollicitatie op 1 augustus 2018 => 31 december 2020).

Met uw toestemming mag Paulig uw persoonlijke gegevens gebruiken zolang als voorzien in de toestemming.

Paulig mag uw persoonlijke gegevens gebruiken zoals voorzien in de wettelijke toestemming voor zo lang als deze wetgeving toestaat.

10. Hoe kunt u de verschillende soorten rechten uitoefenen die u heeft?

Alle rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig door gebruik te maken van de contactgegevens in deel 1 hierboven. Het team zal u dan voorzien van verdere instructies over het uitoefenen van een specifiek recht. Als Paulig redelijke twijfels heeft over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan Paulig aanvullende informatie vragen zodat uw identiteit kan worden bevestigd.

Paulig zal binnen een maand na ontvangst van het verzoek u van informatie voorzien over de actie die is ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Die periode kan indien nodig met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.

10.1. Recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens

U heeft het recht om van Paulig bevestiging te verkrijgen of al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, waar dat het geval is, informatie te ontvangen over uw persoonlijke gegevens.

10.2. Recht op rectificatie

U heeft het recht om onverwijld van Paulig rectificatie van onjuiste persoonlijke gegevens van u te verkrijgen.

10.3. ​​​​​​​Recht op verwijdering ('recht om te worden vergeten')

U heeft het recht om zonder onnodige vertraging uw persoonlijke gegevens bij Paulig te laten wissen wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:

a) uw persoonlijke gegevens zijn niet langer nodig met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins worden verwerkt;

b) u trekt uw toestemming in voor de verwerking en wanneer er geen andere wettelijke grond is voor verwerking;

c) u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen doorslaggevende legitieme redenen voor de verwerking;

d) uw persoonlijke gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

e) uw persoonlijke gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke EU-verplichting of lidstaatwetgeving waaraan Paulig is onderworpen;

f) de persoonsgegevens zijn verzameld met betrekking tot services van een informatiemaatschappij.

U heeft echter niet het recht om gegevens te laten wissen als verwerking ervan noodzakelijk is:

a) voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;

b) voor de naleving van een wettelijke verplichting van de EU of van een lidstaat waaraan Paulig onderworpen is; of

c) voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

10.4. ​​​​​​​Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om van Paulig beperking van verwerking te vereisen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:

a) de juistheid van de persoonlijke gegevens wordt door u betwist gedurende een periode die Paulig in staat stelt de juistheid van de persoonlijke gegevens te verifiëren;

b) de verwerking is onrechtmatig en u bent tegen het wissen van de persoonlijke gegevens en vraagt ​​in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;

c) Paulig heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar deze worden door u vereist voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen;

d) u heeft tegen de verwerking bezwaar gemaakt in afwachting van de verificatie of de legitieme reden van Paulig die van u overstijgt.

10.5. ​​​​​​​Recht op bezwaar

U heeft het recht om te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en die gebaseerd zijn op legitieme belangen die door Paulig worden nagestreefd, inclusief profilering. Paulig zal de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij Paulig overtuigende legitieme redenen voor de verwerking aantoont die voorrang hebben op uw belangen, rechten en vrijheden bij het opzetten, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor directmarketingdoeleinden heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing, waaronder profilering voor zover deze verband houdt met direct marketing.

Houdt u er rekening mee dat u zich niet kunt afmelden voor het ontvangen van serviceberichten van Paulig, inclusief maar niet beperkt tot beveiligings- en juridische kennisgevingen.

10.6. ​​​​​​​Recht op gegevensoverdracht

U heeft het recht om uw persoonlijke gegevens die u aan Paulig hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en computerleesbaar formaat en het recht om deze gegevens naar een andere controller te verzenden waarbij:

a) de verwerking is gebaseerd op toestemming of op een contract; en

b) de verwerking gebeurt op geautomatiseerde wijze.

11. Bent u verplicht uw persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken?

Waar het verwerken van uw persoonlijke gegevens nodig is voor Paulig om op uw aanvraag stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract, is het u verplicht om persoonlijke gegevens te onthullen die nodig zijn voor een aanwervingsprocedure.

12. Hoe kunt uw toestemming intrekken?

U kunt uw toestemming intrekken door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1) of door gebruik te maken van de elektronische middelen die door Paulig worden verstrekt.

13. Nemen wij beslissingen die u beïnvloeden op basis van geautomatiseerde middelen?

Paulig neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en rechtsgevolgen teweeg brengen die op u betrekking hebben of die op dezelfde manier aanzienlijk van invloed op u zijn.

14. Verwerken wij uw persoonlijke gegevens om u te profileren?

Paulig voert geen personeelsprofilering uit op een manier zoals bedoeld in de GDPR.

15. Hoe kunt u uw recht uitoefenen om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit?

Als u een wettelijke overtreding inzake gegevensbescherming vermoedt, moet u eerst contact opnemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1). Dit Privacybeleid omvat de activiteiten van Paulig in de volgende landen:

  • België
  • Denemarken
  • Estland
  • Finland
  • Frankrijk
  • Ierland
  • Letland
  • Litouwen
  • Nederland
  • Noorwegen
  • Zweden
  • Verenigd Koninkrijk


Als de kwestie niet in der minne wordt opgelost tussen u en Paulig, kunt u contact opnemen met de autoriteit voor gegevensbescherming van het land waar de betreffende Paulig-organisatie actief is. Contactinformatie van de bevoegde autoriteit van elk land waar Paulig gevestigd is, vindt u hier.

16. Welke wet passen wij toe voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens in het opslagsysteem van Paulig wordt beheerst door de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Unie en door de nationale wetgeving van de landen waar Paulig is gevestigd.

17. Hoe kunnen wij dit Privacybeleid bijwerken?

Paulig kan dit privacybeleid wijzigen en als we hierin wezenlijke wijzigingen aanbrengen, zullen wij dit op intranet of op andere manieren melden, zodat u de wijzigingen kunt bekijken voordat ze effectief en bindend worden.