1. Rekisterin rekisterinpitäjä

Tämän rekisterin rekisterinpitäjä on suomalainen yritys Paulig Oy (Y-tunnus 0112563-0), ja Paulig-konserniin tällä hetkellä kuuluviin yrityksiin viitataan jäljempänä yhteisesti termillä ”Paulig”.

Paulig Oy:n yhteystiedot HR:ään liittyvissä yksityisyydensuojaa koskevissa asioissa:

Paulig Oy / työnhakijan yksityisyydensuoja
Satamakaari 20
00980 Helsinki
SUOMI

employee-privacy@paulig.com

Puh.: +358 9 319 81

Jos sinulla on Pauligin henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai ideoita, ota meihin yhteyttä.

2. Määritelmät

Seuraavassa selitetään tärkeimmät tässä yksityisyydensuojassa käytettävät termit:

  1. Hakijalla tarkoitetaan henkilöä, joka on lähettänyt yksilöidyn tai yleisen työhakemuksen johonkin Paulig-konsernin yritykseen tai Paulig-konsernin puolesta toimivaan rekrytointiyritykseen rekrytointi-ilmoituksen perusteella tai avoimena hakemuksena.
  2. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (jäljempänä rekisteröity) liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.
  3. Rekisteröidyn suostumuksella tarkoitetaan mitä tahansa vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn antamalla suostumusta ilmaisevan lausuman tai toteuttamalla selkeästi suostumusta ilmaisevan toimen.
  4. Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen luonnollisen henkilön työsuoritukseen, taloudelliseen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin.

3. Millaisin periaattein suojaamme henkilötietojasi?

Paulig on laatinut sähköiset ja hallinnolliset suojamenettelyt kerättävien tietojen suojaamiseksi.

Vain nimitetyillä Pauligin ja Pauligin toimeksiannosta tai sen puolesta toimivien organisaatioiden työntekijöillä on oikeus käyttää henkilötietorekisteriä. Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on Pauligin tai sen yhteistyökumppanin myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Olemme luoneet erilaisia käyttöoikeustasoja sen mukaan, millaisia tietoja henkilö tarvitsee työkuvauksensa perusteella. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa sitä Pauligin ulkopuolisilta kontakteilta.

Kaikilla Pauligin työntekijöillä ja Pauligin alihankkijoilla on velvollisuus pitää työnsä yhteydessä saamansa henkilötiedot luottamuksellisina.

Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat, jotka sisältävät henkilötietoja, suojataan luvattomalta käytöltä.

4. Mihin tarkoituksiin käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?

Paulig voi käsitellä henkilötietojasi, jotka ovat suoraan tarpeen rekrytointiprosessisi ja mahdollisen työsuhteesi kannalta (joko Pauligin kanssa tai  työnvälitystoimiston kanssa), ja kun käsittely liittyy suhteen osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden hallintaan tai Pauligin sinulle mahdollisesti tarjoamiin etuihin tai kun käsittelyn tarve liittyy kyseessä olevan työn erityiseen luonteeseen.

Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen seuraaviin perusteisiin (yhtä tai useampaa perustetta voidaan soveltaa samanaikaisesti):

a) Käsittely on tarpeen sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi omasta pyynnöstäsi.

b) Käsittely on tarpeen Pauligin oikeutettujen etujen turvaamiseksi.

c) Olet antanut suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn.

Pauligin tai edellä olevassa kohdassa b) viitatun kolmannen osapuolen oikeutettuja etuja voivat olla muun muassa seuraavat:

  • hakijapankin ylläpito mahdollisia tulevia rekrytointitarpeita varten
  • lokitiedostojen ylläpito henkilötietoja käsitelleistä
  • liiketoiminnan kehittäminen.


Edellä mainitun lisäksi Paulig käyttää tietojasi, mikäli katsomme, että se on tarpeen turvallisuussyistä tai jos tutkimme mahdollisia petoksia tai sopimustemme tai tämän yksityisyydensuojan rikkomuksia.

5. Millaisia tietoja voimme kerätä sinusta?

Pauligin rekisteri voi sisältää seuraavantyyppisiä tietoja ja kyseisiin tietotyyppeihin tehtyjä muutoksia:

A. Henkilötiedot

  • Sukunimi, kaikki etunimet, entinen sukunimi
  • Kotiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero(t)
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Sukupuoli
  • Kansallisuus
  • Valokuva ja videot
  • Kielet
  • Terveys- ja huumetestitiedot (mikäli sovellettavissa)
  • Henkilötietoihisi liittyvien oikeuksien käyttö (kuten oikeus saada pääsy henkilötietoihisi)


B. Työsuhteeseen liittyvät tiedot

  • Työhistoria
  • Koulutus
  • Suorittamasi koulutukset ja saamasi sertifikaatit
  • Tiedot, taidot ja asiantuntemus (esim. kielitaito, ICT-taidot)
  • Työhakemus ja ansioluettelo
  • Palkka- ja etupyynnöt
  • Persoonallisuus- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset (esim. rekrytointikonsulttien kautta)
  • Esimerkit aiemmista töistä tai esityksistä (esim. luovien töiden portfolio)
  • Sosiaalisen median sisältö (suostumuksella)
  • Muut rekrytointihaastattelujen aikana ja suositusten tarkistuksen yhteydessä saatavat tiedot
  • Työlupa (mikäli sovellettavissa)
  • Luottotiedot (mikäli sovellettavissa)
  • Rikosrekisteriote (mikäli sovellettavissa)

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?

Paulig kerää henkilötietojasi suoraan sinulta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:

  • verkkosivuilla olevat lomakkeet
  • fyysiset lomakkeet
  • puhelinkeskustelut, joiden aikana annat Pauligille henkilötietoja
  • sähköpostiviestit, joissa annat Pauligille henkilötietoja
  • henkilökohtaiset keskustelut
  • työhakemusvideot.


Paulig voi suostumuksellasi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:

  • suosittelijoiksi ilmoittamasi henkilöt
  • yritykset, jotka tarjoavat rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja pätevyysarviointitestejä Paulig-konsernille.


Paulig voi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta ilman suostumustasi, jos

  • viranomainen paljastaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa
  • työnantaja hankkii henkilökohtaisia luottotietoja tai rikosrekisteritietoja arvioidakseen työntekijän luotettavuutta.


Paulig voi saada ja päivittää rekisterinsä henkilötietoja viranomaisilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat henkilötietopalveluja.

7. Kenelle voimme siirtää ja luovuttaa henkilötietojasi?

Pauligin yrityksillä on oikeutettu etu siirtää henkilötietoja Paulig-konsernin sisällä sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin.

Paulig ei myy, vuokraa tai muutoin paljasta henkilötietojasi Paulig-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jäljempänä todeta toisin.

Paulig voi jakaa henkilötietojasi valtuutetuille kolmansille osapuolille, jotka tuottavat Pauligille palveluja tässä yksityisyydensuojassa kuvattuihin tarkoituksiin, sovellettavan lainsäädännön puitteissa. Tähän voivat sisältyä esimerkiksi palvelujen, kuten ohjelmistopalvelujen, tarjoaminen, henkilötietojen hallinta ja analysointi sekä tutkimuksen toteuttaminen.

Koska Paulig suhtautuu vakavasti henkilötietojesi suojaamiseen, Paulig ei anna kyseisten yritysten käyttää tietojasi mihinkään muuhun kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen liittyviin tarkoituksiin, ja Paulig vaatii niitä suojaamaan henkilötietosi tämän yksityisyydensuojan mukaisella tavalla.

Paulig voi jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai muun vastaavan viranomaisen määräyksellä.

Paulig voi jakaa henkilötietojasi osana fuusiota, yritysostoa, yrityksen omaisuuserien myyntiä tai palvelun siirtoa toiselle palveluntarjoajalle. Tämä koskee myös sellaisia epätodennäköisiä tapauksia, joissa yrityksestä tulee maksukyvytön tai se menee konkurssiin tai joutuu selvitystilaan, jolloin henkilötietojasi voidaan siirtää toiselle taholle kyseisen menettelyn seurauksena.

8. Siirretäänkö tietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle?

Pauligin palveluja voidaan tuottaa käyttämällä resursseja ja palvelimia, jotka sijaitsevat eri maissa ympäri maailmaa. Siksi Paulig voi siirtää henkilötietojasi sen maan ulkopuolelle, jossa käytät palvelujamme, esimerkiksi EU:n ja ETA:n ulkopuolisiin maihin, joissa ei ole henkilötietoja suojaavaa lainsäädäntöä tai joissa on tietosuojan osalta erilaiset oikeudelliset säännöt.

Tällöin Paulig varmistaa, että kyseiseen siirtoon on oikeudelliset perusteet ja että henkilötiedoillesi tarjotaan riittävä suoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä asiaankuuluvien viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia (tarpeen mukaan) ja edellyttämällä muiden asianmukaisten teknisten ja organisatoristen tietoturvatoimenpiteiden käyttöä.

9. Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

Paulig voi käsitellä tietojasi työnhakijajärjestelmässään hakemusvuottasi seuraavien kahden kalenterivuoden ajan (esimerkki: hakemus ajalta 1.8.2018 säilytetään 31.12.2020 asti).

Suostumuksellasi Paulig voi käsitellä henkilötietojasi niin kauan kuin suostumuksessa määritetään.

Paulig voi käsitellä henkilötietojasi oikeudellisten vaatimusten perusteella niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö sen sallii.

10. Miten voit käyttää erityyppisiä oikeuksiasi?

Kaikkia oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä Pauligin yksityisyydensuojatiimiin, jonka yhteystiedot on annettu edellä osiossa 1. Tiimi antaa sitten tarkempia ohjeita tietyn oikeuden käyttämiseen. Jos Pauligilla on perusteltua syytä epäillä pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyyttä, Paulig voi pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

Paulig toimittaa sinulle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty pyyntösi johdosta, kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän mukaan.

10.1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus saada Pauligilta vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tietoa henkilötiedoistasi.

10.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että Paulig oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

10.3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Sinulla on oikeus vaatia, että Paulig poistaa ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat henkilötiedot, mikäli jotain seuraavista perusteista sovelletaan:

a) henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta

c) vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä

d) henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti

e) henkilötietosi on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan Pauligiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

f) henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta tietojen poistamiseen, jos käsittely on tarpeen:

a) sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi

b) unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan Pauligiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

c) oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10.4. ​​​​​​​Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia Pauligia rajoittamaan käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Paulig voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista

c) Paulig ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa päätöstä siitä, syrjäyttävätkö Pauligin oikeutetut perusteet omat perusteesi.

10.5. ​​​​​​​Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia, joka perustuu Pauligin oikeutettuihin etuihin. Paulig ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos Paulig voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää omat etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Huomaa, että tiettyjen palveluviestien vastaanottamista Pauligilta ei voi estää, mukaan lukien mutta näihin rajoittumatta turvallisuuteen liittyvät ja oikeudelliset ilmoitukset.

10.6. ​​​​​​​Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat, Pauligille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos

a) käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen

b) käsittely suoritetaan automaattisesti.

11. Onko sinun annettava meille henkilötietosi?

Kun Pauligin on käsiteltävä henkilötietojasi sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi omasta pyynnöstäsi, sinun on annettava rekrytointiprosessissa vaadittavat henkilötiedot.

12. Miten voit perua antamasi suostumuksen?

Voit perua mahdollisen suostumuksen ottamalla yhteyttä Pauligin yksityisyydensuojatiimiin (yhteystiedot osiossa 1) tai käyttämällä Pauligin mahdollisesti tarjoamia sähköisiä menetelmiä.

13. Teemmekö sinuun vaikuttavia päätöksiä automatisoiduin keinoin?

Paulig ei tee pelkästään automatisoidun käsittelyn perusteella sellaisia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muutoin vaikuttavat sinuun merkittävästi.

14. Käsittelemmekö henkilötietojasi profilointitarkoituksiin?

Paulig ei tee työnhakijaprofilointia GDPR:ssä määritetyllä tavalla.

15. Miten voit käyttää oikeuttasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet tietosuojalainsäädännön rikkomusta, ota ensin yhteyttä Pauligin yksityisyydensuojatiimiin (yhteystiedot osiossa 1). Tämä yksityisyydensuoja kattaa Pauligin toiminnot seuraavissa maissa:

  • Belgia
  • Tanska
  • Viro
  • Suomi
  • Ranska
  • Irlanti
  • Latvia
  • Liettua
  • Alankomaat
  • Norja
  • Ruotsi
  • Yhdistynyt kuningaskunta


Jos asiaa ei saada sovittua sinun ja Pauligin välillä, voit ottaa yhteyttä sen maan tietosuojaviranomaisiin, jossa kyseinen Pauligin yksikkö toimii. Kunkin Pauligin toimintamaan vastuullisten viranomaisten yhteystiedot ovat täällä.

16. Mitä lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan?

Pauligin rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Euroopan unionin sovellettavia tietosuojalakeja sekä Pauligin toimintamaiden kansallisia lakeja.

17. Miten voimme päivittää tätä yksityisyydensuojaa?

Paulig voi muokata tätä yksityisyydensuojaa, ja jos teemme siihen merkittäviä muutoksia, ilmoitamme siitä intranetissämme tai muulla tavalla, jotta sinulla on mahdollisuus tarkastella muutoksia ennen kuin ne astuvat voimaan.